Helemaal mee in de digitale wereld met soms een groot verlangen naar de "Pre-e-mail Tijd"!

E-mail, we worden allemaal overstelpt. Ons "Postvak IN" is dikwijls niet veel beter dan de map "ongewenste mail'. De dagelijkse toevloed van mails, vooral de mails waarin jezelf in het CC-vak staat zijn dikwijls niet echt belangrijk maar bezorgen je onnodig werk en stress. Er zijn verschillende redenen waarom mensen de CC gebruiken maar helaas is de echte goeden reden tegenwoordig zeldzaam geworden. Als je zelf een CC gebruikt had je dan bij een papieren versie ook een kopie gestuurd aan die persoon? Juist, meestal niet. "Maar het is zo makkelijk nu." Inderdaad, ik ga alvast proberen nog te minderen met CC-e-mails. 

Veel afzenders gebruiken in het CC-veld veel te veel ontvangers:

• om aan te tonen dat ze toch wel iets doen;
• om druk te zetten op de eigenlijke ontvanger;
• om onrechtstreeks te kunnen klagen over de ontvanger.

Persoonlijk heb ik niet voldoende tijd om al mijn CC-e-mails te lezen. Daarom ga ik er vanuit dat iemand echt iets op mijn TODO-lijst wil zetten, me wel in het vak “AAN” zal vermelden. Sinds kort heb ik namelijk een regel ingesteld op mijn postvak die zorgt dat de mail waarin ikzelf als CC-ontvanger sta automatisch in een afzonderlijke map terecht komt. Denkende dat het daarmee opgelost was merkte ik dat ik ondanks tijdsgebrek toch nog veel tijd stak om door deze map te gaan. Nu heb ik de regel gewijzigd dat die e-mail ook meteen als gelezen wordt gemarkeerd.
Je zou natuurlijk de mail meteen kunnen verwijderen maar deze manier van werken heeft het voordeel dat de e-mails doorzoekbaar blijven.

Ik roep ook iedereen op om minder te gaan mailen en geef graag nog enkele basistips:

1. Gebruik CC enkel om iemand in kennis te stellen als je er ook een postzegel voor wil geven.
2. Als je in CC staat hoef je eigenlijk niet te antwoorden.
3. In reply op een mail met 1001 bestemmelingen kan het goed zijn om enkel aan de afzender te antwoorden, tenzij een groepsgesprek echt de bedoeling is.
4. Geef de bestemmeling ook even tijd om te antwoorden, je hoeft niet te vragen of deze jouw e-mail heeft ontvangen. Als je de ontvanger in het vak “AAN” hebt gezet, heeft hij je mail meestal ontvangen tenzij je binnen de 24uur een foutmelding hebt gekregen.
5. Een nieuwe e-mail maak je niet in antwoord op een bestaand onderwerp.